Korzystanie z krajowego systemu e-faktur, czyli tak zwanego KSeF, niedługo stanie się obowiązkowe i będzie miało bezpośredni wpływ na operacje przedsiębiorstw. Oznacza to, że wiele działań ulegnie zmianom – a jak wiadomo każda zmiana w procesach biznesowych wymaga czasu i cierpliwości.
Jakie zmiany przyniesie KSeF?
Wraz z początkiem lipca 2024 r. w Polsce zostaną wprowadzone przepisy nakładające obowiązek korzystania z centralnego systemu e-fakturowania. Za wyjątkiem KSeF nie będzie żadnej innej możliwości, aby skutecznie wygenerować fakturę, ponieważ KSeF narzuci jeden standard faktury elektronicznej – tzw. fakturę ustrukturyzowaną. Ustrukturyzowana e-faktura będzie musiała posiadać format xml – do wygenerowania którego niezbędne jest oprogramowanie biznesowe. Wprowadzenie KSeF będzie wiązało się także z istotną zmianą w określaniu dat wystawianych faktur – od tej pory pod uwagę brana będzie data akceptacji faktury w KSeF. Działania takie są wprowadzane po to, by nieprzewidziane zdarzenia nie spowodowały, że data faktury sprzedaży ulegnie przeniesieniu – np. na kolejny dzień lub okres rozliczeniowy.
Jakie zmiany zajdą w takich procesach jak sprzedaż i zakup?
Największa zmiana polegać będzie na tym, że faktura, która ma być akceptowana przez organy skarbowe, będzie musiała zostać zatwierdzona w wymaganej formie w systemie zarządzanym przez Ministerstwo Finansów. Pierwsza zmiana polegać będzie zatem na dostosowaniu użytkowanego oprogramowania biznesowego do komunikacji z KSeF.
Zmiana w procesach sprzedaży polegać będzie na wdrożeniu do obecnego oprogramowania takich funkcji, które pozwolą na przygotowanie e-faktury ustrukturyzowanej. Komunikacja oprogramowania biznesowego z KSeF w procesie sprzedaży powinna zostać zautomatyzowana – co jest możliwe do realizacji dzięki programowi Symfonia KSeF. W świetle nowych przepisów po przygotowaniu faktury sprzedaży plik w formacie xml zostanie automatycznie przekazany do KSeF. Niewątpliwie kolejną sprawą, o jakiej należy pamiętać, to informacje związane z indywidualnymi numerami faktur nadawanych przez KSeF, które powstają w momencie ich akceptacji w systemie. Od tej pory decydujący stanie się numer indywidualny nadany w KSeF, a numeracja własna, przyjęta przez sprzedawcę, nie będzie miała znaczenia.
Zmiany w procesach zakupowych dotyczą drogi przesyłania faktur. W przypadku zakupów bezpośrednich fakturę uzyskuje się w punkcie sprzedaży lub przy użyciu karty klienta – aby otrzymać rozliczenie zbiorcze. Sprawa się jednak nieco komplikuje w przypadku faktur, które są wysyłane przy użyciu poczty lub drogi mailowej. Po wprowadzeniu KSeF taki sposób wymiany faktur zostanie niemal kompletnie wyeliminowany, bowiem po zaakceptowaniu e-faktury w KSeF będzie ona czekała w systemie, aż nabywca ją odbierze. W myśl nowych przepisów data pozytywnej weryfikacji w KSeF stanowi także datę odbioru. Oznacza to, że KSeF po przyjęciu i zaakceptowaniu dokumentu uznaje, że został on doręczony nabywcy – nawet jeśli nie pobrał on faktury z systemu. W przypadku, gdy przetwarzaniu podlega wiele faktur zakupowych wskazane jest wprowadzenie ich automatycznego importowania z KSeF do systemów finansowo-księgowych – możliwość taką zapewnia np. program Symfonia KSeF, który może pracować w tle.
Systemy fakturujące i finansowo-księgowe – właściwa integracja
Jednym z istotnych etapów w przygotowaniu przedsiębiorstwa na wprowadzenie KSeF jest integracja oprogramowania. Integracja powinna zapewnić automatyczną wymianę informacji w zakresie:
- wystawianych faktur, które trafiają do KSeF;
- informacji i komunikatów zwrotnych pochodzących z KSeF oraz możliwości automatycznego importu e-faktur z KSeF.
Możliwości takie zapewnia program Symfonia KSeF, która jest domyślnie zintegrowana z oprogramowaniem Symfonia. Obligatoryjny KSeF, wraz ze standaryzacją e-faktur, może doprowadzić do korzystnych zmian w funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Firmy nie będą musiały zajmować się archiwizowaniem faktur – będą mogły korzystać z automatycznych systemów wspierających księgowość i rozliczenia. Nie będzie konieczności tworzenia faktur korygujących, ani dociekania czy nabywca odebrał fakturę.
Załączniki do ustrukturyzowanych e-faktur i faktury zakupowe
KSeF przyjmuje tylko faktury, jednak w wielu przypadkach wymianie faktur towarzyszy dodatkowa dokumentacja. Co zrobić, aby nadal móc z niej korzystać? Po wprowadzeniu nowego systemu fakturowania najlepiej będzie zachować dotychczasowe procesy wymiany faktur i wprowadzić niewielką zmianę w jego funkcjonowaniu, która polega na uwzględnieniu weryfikacji e-faktury w KSeF.
Innym rozwiązaniem może być natomiast pobranie numeru identyfikacyjnego KSeF z faktury, a następnie umieszczenie go w nagłówku załączników i wysłanie ich do kontrahenta. W przypadku przedsiębiorstw, które posiadają ograniczenia w zakresach dostępu do faktur konieczne będzie wdrożenie funkcjonalności, która pozwoli na wykonywanie takich działań. Nie jest to trudny proces, bowiem dostępem do faktur przedsiębiorstwa można zarządzać z poziomu własnego oprogramowania.
