System elektronicznego obiegu dokumentów
Do firm codzienne napływają setki dokumentów. Efektywne zarządzanie obiegiem, prosty dostęp do nich oraz kontrola terminów załatwienia spraw to kluczowe zadania dla systemu elektronicznego obiegu dokumentów.
Klasyczny model obiegu dokumentów często cierpi na brak kontroli i opóźnienia w dystrybucji oraz przekazywaniu. Znalezienie odpowiedniego dokumentu bądź informacji (jeśli nie są w archiwum) zależy od wiedzy, kto aktualnie z niego korzysta.
Elektroniczny System Obiegu Dokumentów gwarantuje standaryzację, uporządkowanie i koordynację przepływu korespondencji w firmie. Ułatwia także zarządzanie dystrybucją dokumentów i informacji z uwzględnieniem czasu.
Priorytetem takiego systemu jest szybki obieg dokumentów, prosty dostęp do nich oraz monitorowanie ich statusu. Niezwykle ważne są również wysoki poziom bezpieczeństwa informacji oraz możliwość pracy zdalnej z dokumentami zgromadzonymi w systemie.
Adrian Buczek
Dyrektor Handlowy
kom. 517 154 557
Wdrożyliśmy system elektronicznego obiegu dokumentów dla:
Dzięki profesjonalnej obsłudze oraz dostosowaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów do naszych potrzeb, uzyskaliśmy narzędzie, które pozwoliło skrócić czas obsługi dokumentów oraz uzyskać pełną kontrolę nad przepływem informacji pomiędzy oddziałami spółki rozproszonych w różnych lokalizacjach, a także spółek powiązanych.
Z przyjemnością polecamy firmę CI-COMPUTER INSTAL sp. z o.o. innym podmiotom, które szukają kompetentnego partnera w zakresie wdrożeń systemów zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów.
Współpraca z firmą CI-COMPUTER Instal Sp. z o.o. przy wdrożeniu Obiegu Dokumentów przebiegała rzetelnie i sprawnie. Zespół elastycznie podchodzi do potrzeb klienta.
Na szczególną uwagę zasługuje Pan Maciej, który cechuje się wysokim profesjonalizmem, szerokim spojrzeniem na potrzeby klienta, skoncentrowaniem na szukaniu odpowiedniego rozwiązania problemów, dyspozycyjnością. Kontakt z Panem Maciejem jest rzeczowy, konkretny i przyjemny 🙂 Polecamy!
Z przyjemnością polecam firmę CI COMPUTER INSTAL jako profesjonalnego partnera w zakresie wdrożenia systemu. Firma bardzo sprawnie i skutecznie przeprowadziła wszystkie etapy wdrożenia tego rozwiązania informatycznego dla naszego firmy. Analiza potrzeb, konfiguracja oprogramowania, instalacja oraz seria szkoleń personelu przebiegła zgodnie z założonym harmonogramem i zakresem.
Jesteśmy bardzo zadowoleni zarówno z benefitów jakie osiągnęliśmy z tytułu implementacji systemu w naszej firmie jak i wsparcia ze strony CI COMPUTER INSTAL, która wykazała swoją fachowość oraz szeroką wiedzę praktyczną i merytoryczną z zakresu obsługi tego systemu.
Korzyści obiegu dokumentów
Kontrola
Osiągasz całkowitą kontrolę nad przepływem dokumentów.
Sprawny przepływ
Poprawiasz efektywność przepływu dokumentów w organizacji.
Zmniejszenie kosztów
Redukujesz koszty związane z obsługą i logistyką dokumentów.
Brak zaginionych dokumentów
Skutecznie minimalizujesz ryzyko utraty dokumentów.
Archiwum
Formujesz bezpieczne miejsce archiwizacji dokumentów.
Poprawa współdziałania
Wzmacniasz kooperację i wymianę informacji między pracownikami.
Obieg dokumentów w firmie
Implementacja elektronicznego systemu obiegu dokumentów pozwala na usprawnienie procesów związanych z digitalizacją, obiegiem, archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Proces jest zautomatyzowany i kontrolowany przez Klienta.
Korzyści z wprowadzenia systemu obejmują oszczędność czasu na przetwarzaniu, dystrybucji i zarządzaniu dokumentami papierowymi oraz łatwy i szybki dostęp do nich z dowolnego miejsca (także na urządzeniach mobilnych). Ponadto, zmniejszone zużycie papieru i tonerów wpływa na ochronę środowiska, przyczyniając się do pozytywnego wizerunku firmy wśród kontrahentów i pracowników.
System dopasowany do potrzeb
Projektowanie istotnej dla funkcjonowania organizacji platformy, jaką jest System Obiegu Dokumentów, wymaga właściwego przygotowania.
Podczas konsultacji i warsztatów przedwdrożeniowych analizujemy potrzeby oraz oczekiwania pracowników na różnych szczeblach w zarządzaniu korespondencją i dokumentami. Na tym etapie następuje analiza procesów biznesowych, technologii, systemów do integracji i modelu realizacji projektu.
Kluczowe jest również określenie celów wdrożenia i korzyści, jakie Klient chce osiągnąć, co pozwoli na ocenę sukcesu i efektywności systemu po wdrożeniu.
Jak wygląda proces wdrożenia systemu workflow
Realizując projekty związane z systemem Elektronicznego Obiegu Dokumentów, koncentrujemy się na kompleksowym podejściu, które rozpoczyna się od szczegółowej analizy potrzeb firmy oraz zrozumienia istniejącego procesu zarządzania dokumentami. Poprzez badanie specyfiki działania organizacji, poznajemy wymagania i oczekiwania pracowników na różnych szczeblach oraz identyfikujemy obszary, w których wprowadzenie nowego systemu przyniesie największe korzyści.
Oto poszczególne etapy procesu:
– Analiza przedwdrożeniowa polega na zebraniu wymagań i oczekiwań pracowników, aby idealnie dopasować system do specyfiki firmy.
– Konfiguracja obiegów umożliwia dostosowanie procesów zarządzania dokumentami do indywidualnych potrzeb organizacji.
– Szkolenie użytkowników zapewnia praktyczne wprowadzenie pracowników w obsługę systemu, co zwiększa efektywność jego użytkowania.
– Testy użytkowników umożliwiają wykrycie potencjalnych problemów i niedociągnięć przed uruchomieniem produkcyjnym systemu.
– Uruchomienie produkcyjne to finalny etap wdrożenia, kiedy system jest gotowy do użytku w normalnej pracy firmy.
Poznaj system
Przykłady zastosowania i funkcje elektronicznego obiegu dokumentów
Obieg faktur
Implementacja elektronicznego obiegu faktur kosztowych umożliwia zmniejszenie wydatków przedsiębiorstwa, zwiększenie efektywności kontroli kosztów oraz poprawienie jakości procesu dekretacji.
Obieg umów
Zastosowanie elektronicznego obiegu umów prawnych pozwala na optymalizację procesów tworzenia, negocjowania, akceptacji oraz zbierania podpisów w organizacji.
Obieg pism
Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie pozwala zredukować wykorzystanie papieru i jednocześnie znacząco obniżać koszty związane z obsługą fizycznej korespondencji.
Jakie branże korzystają z obiegu dokumentów
System ulepszający obieg dokumentów jest niezbędny dla każdej firmy, niezależnie od sektora czy wielkości przedsiębiorstwa. Jesteśmy w stanie dostosować oprogramowanie do indywidualnych potrzeb klientów, obsługując przedsiębiorstwa z różnych dziedzin gospodarki, takich jak produkcja, budownictwo, e-commerce, a także instytucje finansowe czy edukacyjne. Elektroniczny Obieg Dokumentów zyskuje na popularności wśród polskich firm, które dążą do podniesienia efektywności operacyjnej i zastąpienia tradycyjnego obiegu dokumentów procesem digitalizacji.
Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania
Zapraszamy do kontaktu z nami! Przedstawimy najkorzystniejsze rozwiązanie dla Państwa firmy.
Telefon: 74 666 21 00
E-mail: kontakt@cicomputer.pl
Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?
Zarządzanie dokumentami w przedsiębiorstwie jest jednym z kluczowych aspektów wpływających na efektywność organizacji – dlatego niezwykle istotne jest, aby system zarządzania dokumentami był sprawny, chronił wrażliwe informacje i nie utrudniał codziennej pracy firmy. Elektroniczny System Zarządzania Dokumentami to rozwiązanie informatyczne umożliwiające digitalizację i kontrolę przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie. Systemy te umożliwiają optymalizację przepływu informacji, lepsze monitorowanie obiegu dokumentów oraz gwarantują zdalny, komfortowy dostęp do dokumentów, takich jak faktury, umowy czy dokumentacja kadrowa, dla uprawnionych osób. W rezultacie, proces obiegu dokumentów staje się bardziej przejrzysty, a jednocześnie bezpieczny, gdyż odbywa się w ramach systemu informatycznego.
Automatyzacja procesów
Elektroniczny obieg dokumentów to także znaczące usprawnienie procesów dzięki zastosowaniu mechanizmów workflow. Oprogramowanie workflow pozwala na automatyzację procesów biznesowych i zwiększenie wydajności pracowników, którzy nie muszą już wykonywać wszystkich zadań bez wsparcia technologicznego. Aplikacja workflow przydziela zadania zgodnie z obowiązującymi procedurami i umożliwia eskalację, monitorując terminowe realizowanie zadań. W efekcie, obieg dokumentów funkcjonuje sprawnie, ułatwiając i usprawniając działanie organizacji.
Implementując system zarządzania dokumentami w firmie, zapewnia się efektywne zarządzanie dokumentacją na wszystkich poziomach organizacji, wzrost przejrzystości procesów i możliwość ich audytu. System elektronicznego zarządzania dokumentami (znany również jako DMS – Document Management System) pozwala zatem na większą kontrolę na każdym etapie pracy z dokumentami i usprawnienie związanych z nimi procesów. Nasi klienci często automatyzują obieg faktur, umów, delegacji, korespondencji oraz wniosków urlopowych, ale również podejmujemy się bardziej złożonych, nietypowych projektów związanych z obiegiem dokumentów.
Digitalizacja
Współczesna organizacja czy przedsiębiorstwo nie może sobie pozwolić na brak elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, gdyż wpływa on na szybkość i efektywność działania, przyczyniając się do budowania przewagi konkurencyjnej. System zarządzania dokumentami może mieć wiele zastosowań i być dopasowany do potrzeb wdrażającej go firmy. Może obsługiwać potrzeby działów HR, finansowych, sprzedaży, marketingu czy IT, jednocześnie usprawniając kontrolę zdigitalizowanych procesów i komunikację między współpracującymi działami. Bez wątpienia, elektroniczny obieg dokumentów przyspiesza codzienną pracę organizacji i otwiera możliwości dalszego rozwoju.
Korzystanie z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami stanowi klucz do sukcesu dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży. Umożliwia on dopasowanie oprogramowania do indywidualnych potrzeb klienta, obsługując przedsiębiorstwa z różnych sektorów gospodarki, takich jak produkcja, budownictwo, e-commerce, a także instytucje finansowe czy edukacyjne. Elektroniczny system zarządzania dokumentami zyskuje na popularności wśród polskich firm, które pragną zwiększyć swoją wydajność operacyjną i zamienić tradycyjny obieg dokumentów na cyfrowe rozwiązania.
Podsumowując, elektroniczny obieg dokumentów to niezbędny element funkcjonowania każdej nowoczesnej organizacji, która dąży do szybkiego i sprawnego działania, budując przewagę konkurencyjną na rynku. System ten może być dostosowany do potrzeb firmy i obsługiwać różne działy, usprawniając kontrolę nad zdigitalizowanymi procesami oraz komunikację między działami. Dzięki temu obieg dokumentów staje się sprawny i efektywny, wspierając rozwój przedsiębiorstwa.