Arkusze kalkulacyjne oraz tradycyjne dokumenty papierowe wymagają pracochłonnego, manualnego wpisywania danych i ich ręcznego wyszukiwania, co prowadzi do licznych opóźnień i zużywa cenny czas pracowników. Jak zatem usprawnić procesy biznesowe w firmie?
Niedoskonałości kalkulacyjnych arkuszy i papierowej dokumentacji
Wiele firm korzysta z arkuszy kalkulacyjnych w swoich codziennych działaniach. Niestety, są one narażone na błędy, które mogą prowadzić do poważnych problemów w organizacji. Dodatkowo, stosowanie formuł wymaga odpowiedniego szkolenia, generując koszty. Nawet jedna niepoprawna formuła może wpłynąć na błędy w całym zestawieniu. Przejście na dedykowane programy – księgowe, kadrowe czy płacowe – może znacznie ułatwić i usprawnić pracę. Co więcej, stosowanie papierowej dokumentacji jest mało ekologiczne i generuje stałe koszty. Jest również związane z większym ryzykiem utraty lub zniszczenia dokumentów oraz mniej wygodnym przechowywaniem i wyszukiwaniem. Elektroniczny obieg dokumentów wpływa pozytywnie na szybkość, wydajność i efektywność pracy, mając więcej zalet niż tradycyjna dokumentacja papierowa.
Elektroniczna dokumentacja
Wraz z postępem technologicznym coraz więcej przedsiębiorstw rezygnuje z dokumentacji papierowej na rzecz elektronicznej. Przeszukiwanie i zarządzanie papierowymi dokumentami zabiera dużo czasu i generuje znaczne koszty. Zakup materiałów eksploatacyjnych dla drukarek czy konieczność wynajmowania dodatkowej przestrzeni na przechowywanie dokumentów to argumenty za przejściem na e-dokumenty. Elektroniczny obieg dokumentów, wirtualne archiwa i komunikacja online pozwala zaoszczędzić cenny czas, który pracownicy mogą przeznaczyć na inne ważne zadania. Ponadto, w przypadku e-dokumentów ryzyko zniszczenia czy zgubienia jest minimalne, w przeciwieństwie do dokumentacji papierowej, której uszkodzenia czy zaginięcia są często spotykane w firmach.
Programy do zarządzania finansami
Efektywniejsze i bezpieczniejsze niż arkusze kalkulacyjne są dedykowane programy do zarządzania finansami i innymi danymi. Umożliwiają one redukcję ilości błędów i usprawnienie wielu procesów w firmie. Oprogramowania płacowe, kadrowe czy księgowe zmniejszają obciążenie pracowników odpowiedzialnych za te dziedziny, oszczędzając im czas. Obsługa tych narzędzi jest intuicyjna i znacznie mniej żmudna niż w przypadku arkuszy kalkulacyjnych. Specjalistyczne oprogramowania oferują też szersze możliwości, co przekłada się na rozwój firmy i usprawnienie wielu obliczeń oraz zadań.
