KSEF. Wróg? Zło konieczne?

KSEF. Wróg? Zło konieczne? Dziwny wymóg prawny? Kolejny obowiązek? Kolejny wydatek? Zapraszam na kilka przemyśleń.

Zmiana perspektywy na temat KSeF

Wiele złych skojarzeń przychodzi nam do głowy, kiedy myślimy o tym nowym rozwiązaniu. Czujemy wewnętrzny opór przed próbą narzucenia nam czegoś na siłę i zmianom zasad działania naszego biznesu. Ciężko jest spojrzeć na tę sytuację z innej perspektywy i zastanowić się, czy   wdrożenie tego rozwiązania teleinformatycznego ma jakiekolwiek korzyści dla naszego biznesu, dla naszych rozliczeń podatkowych czy rozliczeń księgowych. Dlatego  postaramy się spojrzeć na całe to rozwiązanie zapominając o nakazie czy wręcz obowiązku jaki narzuca nam ustawodawca. Spójrzmy na KSEF jak na nowe rozwiązanie teleinformatyczne, które ma usprawnić nasz biznes, uprościć pewne procesy, a nawet  przynieść pewne korzyści finansowe.

Przykład przyspieszania pracy z KSeF

Pomyślmy jaki aktualnie nakład pracy musi wykonać dział logistyki lub obsługa magazynów. Wyobraźmy sobie następującą sytuację:  przychodzi faktura np. 100 pozycyjna. Każda pozycja ma inną cenę, ilość, towar, rabat, nie mówiąc o danych dodatkowych, które czasami są istotne jak np. kod taryfy celnej czy kraj pochodzenia. Ile aktualnie pracownik/pracownicy zajmujący się ich ewidencją tracą na to czasu? Godzina, dwie godziny, czasami dłużej, bo jakby z tym było mało pracy, to jeszcze każda faktura posiada inny layout od wystawcy takiego dokumentu. I w tym momencie  pojawia się KSEF jak rycerz na białym koniu . Faktura od każdego dostawcy krajowego nagle ma taki sam layout, każda pozycja jest opisana w ten sam zestandaryzowany sposób. Nasz system magazynowy czy księgowy nagle sam rozpoznaje i potrafi załadować większość, a nawet zaryzykuję stwierdzenie, że wszystkie, dane jakie do naszej firmy wpływają. Nie musimy ich ręcznie wprowadzać i przetwarzać. Nie musimy analizować pomyłek jakie powstają na etapie ręcznej ewidencji. Zatem mamy już pierwszą oszczędność jaką jest czas pracy jaki zostanie zaoszczędzony dzięki automatyzacji procesu wprowadzania zakupu. Popatrzmy na to jeszcze raz. Tą samą fakturę zakupu musimy przekazać do księgowej lub do biura rachunkowego. Dzięki KSEF możemy dać im dostęp i sami ją odbiorą, a ich system księgowy również ją im przetworzy- kolejna korzyść.

KSEF zaczyna wydawać się coraz bardziej dla nas przyjazny

Idąc dalej… fakturę zakupową, nawet jak dostaliśmy ją w formie pliku pdf, musimy wydrukować nie tylko po to  by ją wprowadzić w systemy ale również dlatego, że musimy mieć ją wpiętą w segregator. Natomiast korzystając z KSEF możemy tę fakturę pozostawić już w  wersji elektronicznej, ponieważ nie musimy jej wprowadzać i  przechowywać papierowo. W tym miejscu oszczędzamy pieniądze, które musielibyśmy wydać na papier do drukarki, tusa czy też samą drukarkę. Kolejna korzyść.

Co prawda akurat ta korzyść może się okazać iluzoryczna ponieważ jednocześnie musimy zakupić jakieś rozwiązanie do naszego systemu do ewidencji sprzedaży, magazynów czy księgowości, zatem musimy jednak jakieś koszty ponieść. Jednak patrząc na to w skali kolejnych lat, to jest to inwestycja, która szybko będzie procentowała dla poprawy działania naszego biznesu, czy obsługi procesów ewidencji dokumentów czy ich rozliczeń księgowo – podatkowych.  Jednocześnie ośmielę się stwierdzić, że im dłużej będziemy z tego systemu korzystać, tym trudniej będzie nam sobie wyobrazić czas zanim te zmiany zostały wprowadzone.. Analogią może być tutaj opór z jakim korzystano z przelewów elektronicznych czy wyciągów bankowych. Początkowo nie chciano odejść od papierowych blankietów i wizyt w banku czy na poczcie, a dzisiaj ciężko spotkać kogoś, kto nie korzysta z bankowości elektronicznej.

Podsumowanie i potencjalne bolączki KSeF

Podsumowując, nie twierdzę, że jest to jakiś spektakularny pomysł naszego ustawodawcy. Na pewno sam ten proces nie upraszcza rozliczeń podatkowych.

Ponieważ dokumenty będą synchronizowane z pełnym zakresem danych z KAS, pomyłki popełnione przez nas podczas wystawiania tych dokumentów mogą nas początkowo stresować i wiązać się z obawą, że każdy błąd będzie wymagał korekty, czasem niejednej.

Przed KSEF przecież wystarczył telefon, email itp. do odbiorcy lub wystawcy dokumentu i podmiana lub edycja rozwiązywała nasze pomyłki. Więc na pewno to będzie główny powodem, że będziemy się KSEF obawiać. Do tego myśl, że KAS może nas „prawie online” podglądać na każdej pozycji faktury też nie jest czymś co przyprawia nas o uśmiech. Ale jak się przyzwyczaimy i bardziej się wszyscy będą przykładać do jakości danych tworzonych dokumentów, wtedy pomyłki wyeliminujemy sami. 

Mimo że KAS będzie dostawało tak szczegółowe dane na temat naszych dokumentów, to i tak obecnie wprowadzone możliwości kontroli uprawniają KAS do żądania dostępu do prawie tych samych zakresów danych.

Postawmy więc kropkę na ten moment i starajmy się spojrzeć na KSEF na początku w lepszym świetle i spróbujmy nawet dla testów zacząć z niego korzystać. Do czego zachęcamy i służymy pomocą.