Elektroniczny obieg dokumentów może przynieść firmie wiele korzyści. Do najważniejszych z nich możemy zaliczyć dostęp do dokumentów z każdego miejsca, niższe koszty prowadzenia działalności, a także mniejsza ilość błędów przy pracy z dokumentami. Jedno jest pewne – elektroniczny obieg dokumentów wpływa na usprawnienie działania firmy. Sprawdź, z jakimi korzyściami wiąże się jego wprowadzenie i jak to zrobić.
Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów jest to nic innego jak system, w ramach którego przenosimy dokumenty papierowe do formy cyfrowej, dzięki czemu ich obieg między pracownikami czy klientami jest ułatwiony. Usprawnia to pracę wszystkich osób uprawnionych do wglądu do dokumentów, m.in. księgowych czy właścicieli. Forma cyfrowa może dotyczyć faktur, ale także innych dokumentów, które można zapisać w elektronicznym obiegu.
Jak wprowadzić system w swojej firmie?
Chcąc wprowadzić w swojej firmie elektroniczny obieg dokumentów, warto zacząć od określenia potrzeb firmy. Należy przede wszystkim ustalić, kto dostanie uprawnienia do korzystania z systemu oraz czy należy podjąć jakieś zmiany w dotychczasowym działaniu firmy, aby móc efektywnie procedować dokumenty. Gdy już określimy te istotne kwestie, możemy wybrać jeden z dostępnych szablonów obiegu dokumentów, a jeśli firma ma indywidualne wymagania, to wówczas istnieje możliwość stworzenia własnego obiegu.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów musi być starannie zaplanowane. Dotyczy to wszystkich etapów, od przygotowania, przez analizę, konfigurację systemu, aż po szkolenie pracowników, a także opiekę już po wdrożeniu systemu. Tylko dokładne wdrożenie systemu sprawi, że obieg dokumentów będzie funkcjonował sprawnie i efektywnie.
Korzyści elektronicznego obiegu faktur
Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur daje osobom uprawnionym wiele możliwości. Zaliczyć do nich możemy:
- możliwość szybkiej i prostej rejestracji dokumentów oraz wprowadzania w nich zmian, akceptowania lub odrzucania,
- łatwe wyszukiwanie konkretnego dokumentu,
- nadawanie indywidualnych uprawnień konkretnym pracownikom, a także ich modyfikacja,
- ułatwienie współpracy z księgową, która ma stały dostęp do dokumentacji,
- możliwość odczytu dokumentów ze skanów czy zdjęć, a następnie przekształcenia ich do formy cyfrowej, co ułatwia wgranie ich do systemu.
Zapraszamy do rozmowy na temat obiegu dokumentów w Państwa firmie: 517 154 557
Jakie korzyści może czerpać biuro księgowe?
Również biura rachunkowe mogą czerpać z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów wiele profitów. Przede wszystkim pracownik może mieć wgląd do historii edycji dokumentu, tworzyć oddzielny obieg dla poszczególnych typów dokumentów czy mieć dostęp do statystyk. Dużym plusem jest możliwość dodania obiegu do własnego systemu, a także odczytu faktur za pomocą OCR. Obieg można integrować z dziesiątkami systemów księgowych. Dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwy z każdego urządzenia, nawet smartfona. W ramach elektronicznego obiegu dokumentów bardzo łatwo można nadawać uprawnienia użytkownikom, a także je rozbudowywać.
Elektroniczny obieg dokumentów na przykładzie firmy
Aby móc lepiej zrozumieć, jak działa taki system, warto przyjrzeć się jego działaniu w konkretnej firmie. W dzisiejszych czasach coraz więcej firm stawia na przeniesienie swoich dokumentów, takich jak faktury, umowy czy korespondencję, właśnie do sfery cyfrowej. Jak to wygląda?
Każdy dokument, który trafia do uprawnionego pracownika, jest następnie rejestrowany i przenoszony do elektronicznego obiegu dokumentów za pomocą np. skanu. Po wgraniu dokumentu należy go odpowiednio opisać. Gdy opis będzie w systemie, dochodzi do weryfikacji – na tym etapie mogą pojawić się pytania lub konieczność wprowadzenia poprawek w danym dokumencie. W momencie, gdy dokument będzie prawidłowy, wówczas zarząd akceptuje płatność. Kolejnym krokiem, który musi wykonać księgowa, jest dekretacja danego dokumentu. Cały proces kończy się na zintegrowaniu z system FK lub ERP.
W przypadku biur księgowych istnieją 2 rozwiązania:
- Klient wysyła fakturę e-mailem, a za jej zaksięgowanie odpowiedzialny będzie pracownik
- Klient samodzielnie wprowadza dokument do systemu, a pracownik sprawdza, czy jest on poprawny. W przypadku braku błędów zaksięguje go.
